Alternativen zu Microsoft 365

Microsoft Corporation ist ein US-Unternehmen und unterliegt als solches dem CLOUD Act (2018). US-Behörden können die Herausgabe von Daten verlangen, die in Microsoft-Rechenzentren gespeichert sind, auch wenn diese in der EU liegen. Microsoft betreibt Rechenzentren in den Niederlanden und Irland, der rechtliche Gerichtsstand bleibt jedoch in den USA. Das Schrems-II-Urteil des EuGH (2020) stellte fest, dass US-Überwachungsgesetze im Widerspruch zur DSGVO stehen.

Microsoft 365 überträgt Telemetriedaten an Microsoft-Server. Die Datenschutzbehörden der Niederlande und Deutschlands haben in Untersuchungen (2019 und 2021) festgestellt, dass Office 365 in der Standardkonfiguration Diagnosedaten sendet, die über das rechtlich zulässige Maß hinausgehen können. Microsoft hat in der Folge Konfigurationsoptionen für Unternehmenskunden erweitert, eine vollständige Abschaltung der Telemetrie ist jedoch nicht möglich.

Microsoft 365 ist ausschließlich als Abonnement erhältlich. Die monatlichen Kosten belaufen sich auf 5,10 Euro pro Nutzer (Microsoft 365 Business Basic) bis 22 Euro (Business Premium). ONLYOFFICE, Collabora Online und LibreOffice sind als Open-Source-Software in Basisversionen kostenlos und ermöglichen Self-Hosting auf eigenen Servern ohne laufende Lizenzgebühren. Für Behörden und Bildungseinrichtungen kann das einen erheblichen Kostenvorteil bedeuten.

LibreOffice wird weltweit in Behörden eingesetzt: das Auswärtige Amt der Bundesrepublik Deutschland nutzt LibreOffice, ebenso Teile der italienischen Verwaltung und zahlreiche europäische Gemeinden. ONLYOFFICE ist in Nextcloud integriert und ermöglicht damit eine vollständige Eigenverwaltung von Dokumenten, Dateien und Kommunikation. CryptPad finanziert sich über EU-Fördermittel und bietet Zero-Knowledge-Kollaboration, bei der der Server keine Dokumentinhalte einsehen kann.